Regulamin 

I Ogólnopolskiej Konferencji Ginekologii, Położnictwa i Chorób Piersi 

MEDFEM

 

1. Postanowienia ogólne

 

1. I Ogólnopolska Konferencja Ginekologii, Położnictwa i Chorób Piersi  MEDFEM, zwana dalej Konferencją, jest organizowana przez członków Studenckiego Koła Naukowego Ginekologii Onkologicznej GUMed, zwanych dalej Komitetem Organizacyjnym.

2. Konferencja ma zasięg ogólnopolski.

3. W ramach konferencji odbędą się sesje konkursowe w języku polskim stanowiące Konkurs Główny, wykłady oraz warsztaty.

4. Konferencja skierowana jest do lekarzy, położnych, pielęgniarek oraz studentów kierunków medycznych. 

5. Konferencja odbędzie się w formie stacjonarnej w dniach 17-19.05.2024 r. 

 

1. Uczestnictwo

 

1. Warunkiem uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego w formie elektronicznej, do którego link zostanie udostępniony przez Komitet Organizacyjny.

2. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody
   na przetwarzanie danych osobowych i adresu e-mail
   w celach niezbędnych do realizacji procesu uczestnictwa w Konferencji oraz z zapoznaniem się i zaakceptowaniem Regulaminu Konferencji. 

3. Wyróżnia się dwa rodzaje uczestnictwa – aktywne i bierne.

4. Warunkiem uczestnictwa aktywnego jest dokonanie rejestracji od dnia 11.03.2024 r.
   do godziny 23:59 dnia 5.04.2024 r. i zakwalifikowanie zgłoszonej pracy do sesji konkursowej (istnieje możliwość przedłużenia rejestracji).

5. Uczestnik aktywny musi być autorem bądź współautorem zgłaszanej pracy. Jeden uczestnik aktywny może zgłosić maksymalnie dwie prace. 

6. Uczestnik aktywny musi być studentem kierunku medycznego bądź absolwentem kierunku medycznego do roku od zakończenia studiów.

7. Uczestnik aktywny prezentuje zgłoszoną pracę drugiego lub trzeciego dnia Konferencji, tj. 18 lub 19.05.2024 r. 

8. Rejestracja uczestników biernych rozpocznie się 12.02.2024 r. i będzie trwać do wyczerpania miejsc. 

9. Udział w konferencji jest bezpłatny.

10. Uczestnik może w dowolnym momencie zrezygnować z uczestnictwa bez podania przyczyny. O rezygnacji z uczestnictwa należy niezwłocznie powiadomić Komitet Organizacyjny drogą elektroniczną.

11. Jeśli rezygnacja z uczestnictwa nastąpi po 10.05.2024 r., Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do opublikowania zakwalifikowanego abstraktu.

 

1. Konkurs Główny i zasady kwalifikacji prac

 

1. Warunkiem udziału aktywnego w sesjach konkursowych jest nadesłanie abstraktu do dnia 5.04.2024 r. do godziny 23:59. Dopuszczalne jest wydłużenie okresu przyjmowania abstraktów przez Komitet Organizacyjny.

2. Wyróżnia się dwa rodzaje sesji – prac ustnych oraz przypadków klinicznych.

3. Przewidziane są dwie sesje prac ustnych oraz dwie sesje przypadków klinicznych.

4. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian
   w harmonogramie w zależności od liczby nadesłanych prac. 

5. Sesje ustne i przypadków klinicznych odbędą się w języku polskim.

6. Do sesji ustnych będą akceptowane wyłącznie prace oryginalne
   i przeglądowe.

7. Prace i przypadki nie mogą być wcześniej prezentowane na żadnej innej konferencji.

8. Kwalifikacja do sesji konkursowych zostanie przeprowadzona przez lekarzy Kliniki Położnictwa i Ginekologii, Ginekologii Onkologicznej i Endokrynologii Ginekologicznej oraz prelegentów konferencji, zwanych dalej Komisją.

9. O wynikach kwalifikacji uczestnicy informowani będą drogą elektroniczną
   po zamknięciu rejestracji uczestników aktywnych. Komitet Organizacyjny zobowiązuje się
   do poinformowania osób zakwalifikowanych najpóźniej
   do dnia 26.04.2024 r.

10. Uczestnik wybiera sugerowaną sesję konkursową do prezentacji pracy. Ostateczna decyzja należy do Komisji.

11. Abstrakt powinien być przygotowany zgodnie z wymogami formalnymi prawidłowego abstraktu sprecyzowanymi w pliku Wymogi abstraktu. Abstrakt niespełniający wymagań może zostać odrzucony przez Komisję.
    
     

IV. Zasady prezentacji i oceny prac

 

1. Zakwalifikowane prace mają prawo zostać zaprezentowane podczas Konferencji.

2. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.

3. Prezentacje odbywać się będą według harmonogramu ustalonego przez Komitet Organizacyjny. Zostanie on ogłoszony 13.05.2024 r. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian
   w harmonogramie.

4. Przyjętą formą wygłoszenia pracy w sesji ustnej oraz sesji przypadków klinicznych jest prezentacja ustna wraz z przygotowaną prezentacją multimedialną w formacie .ppt lub .pptx.

5. Autorzy prac zakwalifikowanych do sesji ustnych oraz sesji przypadków klinicznych zobowiązują się do przesłania prezentacji na adres e-mail medfem.gdansk@gmail.com
   do dnia 10.05.2024 r. do 23:59. Nienadesłanie prezentacji w wyznaczonym terminie jest równoznaczne z rezygnacją z udziału aktywnego w Konferencji.

6. Prezentowane prace są oceniane przez Jury złożone z lekarzy Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego oraz prelegentów konferencji wybranych przez Komitet Organizacyjny do danej sesji. Ocena Jury jest ostateczna i niepodważalna.

7. Czas przeznaczony na prezentację w sesji ustnej wynosi 7 minut, a w sesji przypadków klinicznych 5 minut. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do przerwania wystąpień przekraczających powyższy limit
   i do obniżenia punktacji za prezentację.

8. Osoby prezentujące pracę zobowiązane są do udziału w dyskusji z Jury
   po prezentacji oraz udzielania odpowiedzi na pytania uczestników konferencji. Czas przeznaczony na dyskusję w sesji ustnej wynosi 5 minut a w sesji przypadków klinicznych
   4 minuty i podlega ocenie Jury.

9. Wszystkie prace konkursowe zostaną opublikowane wraz z ich autorami
   i ich adresami e-mail w elektronicznej Księdze Abstraktów. Zgłoszenie abstraktu w procesie rejestracji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody
   na publikację.

 

V. Zasady nagradzania prac

 

1. Każda prezentowana praca zostaje oceniona przez Jury wybrane do danej sesji.

2. Jury przyznaje nagrodę główną, drugie miejsce oraz wyróżnienie w każdej sesji osobno.
   O kolejności miejsc będzie decydowała liczba uzyskanych punktów.

3. Jury ma prawo przyznać dodatkowe wyróżnienia.

4. Nagroda przysługuje jedynie osobie prezentującej pracę. 

5. Certyfikat za uczestnictwo aktywne przysługuje tylko osobie prezentującej pracę. 

 

VI. Postanowienia końcowe

 

1. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji bez podania przyczyny. Zmiany obowiązują od dnia ogłoszenia.

2. Przebieg konferencji będzie fotografowany. Uczestnik wyraża zgodę
   na rejestrację i publikację swojego wizerunku w mediach społecznościowych wraz
   z akceptacją Regulaminu Konferencji.

3. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Komitet Organizacyjny
   i obowiązujące przepisy prawne.

4. Regulamin Konferencji obowiązuje od dnia ogłoszenia.